Любимый Николай Сергеевич, физическое лицо.
Контакт для обращений субъектов персональных данных: orgkomitet@konkursbstu.ru.
Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных пользователей информационного портала https://konkursbstu.ru, используемого для организационного сопровождения подачи материалов на конкурс выпускных квалификационных работ, конкурс научной и учебно-методической литературы, конференцию и оформление запросов официальных приглашений.
1. Основные понятия
В настоящей Политике используются понятия в значениях, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
2. Цели обработки персональных данных
- регистрация заявок на конкурс ВКР, конкурс научной и учебно-методической литературы, конференцию и запрос официальных приглашений;
- проверка комплектности и корректности поданных материалов;
- организационное взаимодействие с заявителями, авторами, руководителями и контактными лицами;
- передача материалов уполномоченным членам оргкомитета, жюри и экспертам в объёме, необходимом для рассмотрения материалов;
- формирование протоколов, списков, уведомлений, приглашений, дипломов и иных организационных документов;
- направление сервисных уведомлений о статусе заявки, необходимости доработки и результатах рассмотрения;
- ведение внутреннего учёта заявок, файлов, статусов и служебных действий администратора портала;
- обеспечение информационной безопасности, фиксация факта предоставления согласия и техническая диагностика работы портала.
3. Категории субъектов персональных данных
- участники конкурса ВКР и авторы выпускных квалификационных работ;
- научные руководители выпускных квалификационных работ;
- авторы и соавторы научной и учебно-методической литературы;
- авторы и соавторы статей / докладов конференции;
- заявители и контактные лица;
- лица, в отношении которых запрашивается официальное приглашение;
- адресаты официальных писем и представители организаций, если их данные указаны в форме.
4. Состав обрабатываемых персональных данных
К персональным данным относятся сведения, которые прямо или косвенно относятся к определённому или определяемому физическому лицу. В рамках портала к таким сведениям относятся прежде всего ФИО, e-mail, телефон, должность, учёная степень, учёное звание, сведения о конкретном авторе, руководителе, контактном лице, приглашаемом лице или адресате письма.
| Форма | Персональные данные, включаемые в согласие |
|---|---|
| Конкурс ВКР | ФИО автора или авторов ВКР; e-mail и телефон заявителя; ФИО, должность, учёная степень, учёное звание, e-mail и телефон научного руководителя; сведения о месте обучения или работы, организации, городе и образовательном статусе, если такие сведения относятся к конкретному автору, руководителю или заявителю; персональные данные, содержащиеся в приложенных файлах. |
| Конкурс УМЛ | ФИО автора или авторов; ФИО первого автора; e-mail и телефон контактного лица; сведения о месте обучения или работы, организации и городе, если такие сведения относятся к конкретному автору или контактному лицу; персональные данные, содержащиеся в приложенных файлах. |
| Конференция | ФИО первого автора, авторов и соавторов; e-mail и телефон ответственного автора; сведения об организации, подразделении, городе и стране, если такие сведения относятся к конкретному автору или контактному лицу; персональные данные, содержащиеся в приложенных файлах. |
| Запрос приглашения | e-mail, используемый для проверки исходной заявки; ФИО, должность, учёная степень и учёное звание приглашаемого лица; ФИО и должность адресата официального письма; ФИО руководителя подразделения; ФИО, e-mail и телефон контактного лица; сведения об организации, подразделении и адресе организации, если они относятся к конкретному физическому лицу. |
4.1. Сведения о заявке и материале
Помимо персональных данных портал технически обрабатывает сведения о заявке, материале и ходе рассмотрения. Такие сведения нужны для организации конкурса, конференции, экспертизы, протоколов и уведомлений. Сами по себе они обычно не позволяют определить физическое лицо и не включаются в перечень персональных данных как самостоятельные категории.
| Форма | Сведения о заявке / материале |
|---|---|
| Конкурс ВКР | Уровень образования, направление подготовки, номинация, тема ВКР, предварительная оценка, статус проверки, номер заявки, служебные комментарии, технические сведения о загруженных файлах. |
| Конкурс УМЛ | Название работы, дисциплина, вид издания, тематическая группа, область применения материала, предварительная оценка, статус проверки, номер заявки, служебные комментарии, технические сведения о загруженных файлах. |
| Конференция | Форма участия, название статьи или доклада, язык статьи, процент оригинальности, статус проверки, номер заявки, служебные комментарии, технические сведения о загруженных файлах. |
| Запрос приглашения | Номер и тип исходной заявки, наименование и адрес организации, факультет / институт, кафедра / подразделение, форма обращения, параметры оформления письма, служебные комментарии. |
Если сведения о заявке или материале хранятся вместе с ФИО, e-mail, телефоном или иными идентификаторами, доступ к ним ограничивается и защищается в составе соответствующей заявки. Если в приложенных файлах содержатся ФИО, подписи, должности, e-mail, телефоны, сведения об обучении, работе, авторстве, экспертных оценках или иные сведения, относящиеся к конкретному лицу, такие сведения рассматриваются как персональные данные в составе соответствующего файла.
5. Правовые основания обработки
Обработка персональных данных осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных, предоставляемого при заполнении соответствующей формы, а также в случаях, когда обработка необходима для организационного сопровождения поданных материалов и исполнения действий, запрошенных самим пользователем.
6. Действия с персональными данными
Оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных с использованием средств автоматизации и без них.
7. Получатели и передача данных
Доступ к персональным данным может предоставляться только в объёме, необходимом для достижения целей обработки:
- администраторам портала;
- уполномоченным представителям оргкомитета, жюри и экспертам, участвующим в рассмотрении материалов;
- представителям организаций, которым направляются официальные письма или приглашения, если это требуется по запросу пользователя;
- поставщикам облачных, почтовых и инфраструктурных сервисов, используемых для работы портала.
Пользовательские файлы заявок не размещаются в открытом доступе. Публичная публикация персональных данных не осуществляется без отдельного законного основания или отдельного согласия, если оно требуется.
8. Используемая инфраструктура
Портал размещается в облачной инфраструктуре Yandex Cloud. Используются сервисы Yandex Object Storage, Yandex Cloud Functions, Yandex Database Serverless, Yandex Cloud Postbox и почтовая инфраструктура домена konkursbstu.ru.
Пользовательские файлы хранятся в приватном bucket Object Storage с доступом только с авторизацией. Передача данных между пользователем и порталом осуществляется по HTTPS.
9. Сроки хранения
Персональные данные хранятся до достижения целей обработки, окончания организационного сопровождения мероприятия, истечения срока рассмотрения обращений и выполнения необходимых служебных действий, либо до отзыва согласия, если дальнейшая обработка не требуется по закону или для подтверждения ранее совершённых действий.
10. Права субъекта персональных данных
Субъект персональных данных вправе запросить сведения об обработке своих персональных данных, потребовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, а также отозвать согласие на обработку персональных данных.
Обращения направляются на адрес: orgkomitet@konkursbstu.ru. В обращении рекомендуется указать номер заявки, e-mail, использованный при подаче, и суть запроса.
11. Меры защиты
- использование HTTPS для публичного доступа к порталу;
- разделение публичного bucket сайта и приватного bucket пользовательских файлов;
- ограничение доступа к пользовательским файлам авторизацией и временными подписанными ссылками;
- ролевая модель доступа в административной панели;
- ведение служебного журнала административных действий;
- использование сервисов Yandex Cloud, размещённых в регионе Российской Федерации.
12. Изменение Политики
Оператор вправе изменять настоящую Политику. Актуальная версия публикуется по адресу: https://konkursbstu.ru/politika.html.